1. Tentang kebijakan ini
Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana Auditra mengakses, mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, melindungi, dan menghapus data ketika Anda membuat akun atau menggunakan layanan Auditra. Kebijakan ini berlaku untuk pemilik perusahaan, pengguna yang dibuat di bawah perusahaan tersebut, serta data operasional yang dimasukkan ke Auditra.
2. Data yang dapat diproses
Auditra dapat memproses data berikut sesuai fitur yang digunakan:
- Data akun dan perusahaan: nama lengkap, alamat email, nama perusahaan, peran/hak akses pengguna, status verifikasi, dan status akun.
- Data autentikasi dan keamanan: hash kata sandi, token verifikasi dalam bentuk hash, data sesi, cookie autentikasi/remember-me, serta catatan waktu tindakan keamanan tertentu.
- Data audit dan opname: departemen, kategori, pertanyaan, barang, pemetaan, dokumen audit/opname, hasil pemeriksaan, catatan, status, dan waktu aktivitas.
- Foto: foto bukti audit/opname dan foto verifikasi penyelesaian yang diunggah atau diambil melalui perangkat pengguna.
- Data langganan: paket yang dipilih, durasi, harga transaksi, status permintaan/persetujuan, tanggal aktif, bukti pembayaran, catatan Finance, dan riwayat keputusan langganan.
- Data teknis dan pencatatan: alamat IP, informasi browser/perangkat, waktu akses, log server, log pengiriman email, serta log tindakan penghapusan atau administrasi yang diperlukan untuk keamanan dan akuntabilitas.
3. Tujuan penggunaan data
Data diproses untuk tujuan yang relevan dengan penyediaan Auditra, antara lain:
- membuat, memverifikasi, dan mengamankan akun;
- menjalankan fungsi audit, opname, dokumentasi, dan pelaporan;
- mengelola hak akses dan batas antarperusahaan;
- memproses permintaan dan riwayat langganan;
- mengirim email verifikasi, keputusan langganan, dan pemberitahuan siklus akun;
- mendeteksi penyalahgunaan, menjaga keamanan, dan melakukan pemecahan masalah;
- memenuhi kewajiban pencatatan, akuntabilitas, atau kewajiban hukum yang berlaku.
4. Akses dan pembagian data
Data perusahaan dibatasi berdasarkan akun, perusahaan, dan hak akses yang berlaku. Pengguna suatu perusahaan tidak dimaksudkan untuk dapat mengakses data perusahaan lain. Pengelola Auditra, termasuk Finance atau superadmin internal, dapat mengakses data tertentu hanya sejauh diperlukan untuk administrasi langganan, dukungan, keamanan, penanganan penghapusan akun, dan fungsi operasional yang sah.
Auditra dapat menggunakan penyedia layanan teknis yang diperlukan untuk menjalankan layanan, misalnya infrastruktur hosting dan layanan pengiriman email. Data juga dapat diungkapkan apabila diwajibkan oleh hukum atau permintaan resmi yang sah. Auditra tidak menjual data pribadi pengguna sebagai komoditas kepada pihak ketiga.
5. Foto dan data milik pihak lain
Pengguna dapat memasukkan data karyawan, lokasi, barang, hasil pemeriksaan, atau foto yang dapat memuat informasi mengenai orang lain. Perusahaan dan pengguna bertanggung jawab memastikan bahwa data tersebut dikumpulkan dan digunakan secara sah, relevan, proporsional, serta memiliki dasar atau kewenangan yang diperlukan. Jangan mengunggah data pribadi yang tidak diperlukan untuk tujuan audit atau opname.
6. Cookie dan sesi
Auditra menggunakan cookie dan mekanisme sesi yang diperlukan untuk autentikasi, keamanan, dan fitur seperti "ingat saya". Mekanisme tersebut digunakan untuk menjaga sesi pengguna dan bukan dimaksudkan untuk menjual profil perilaku pengguna kepada pengiklan.
7. Penyimpanan dan retensi
Data operasional disimpan selama akun/perusahaan masih digunakan atau selama diperlukan untuk menyediakan layanan. Penonaktifan sementara perusahaan tidak menghapus data dan tidak menghentikan berjalannya masa langganan Pro.
Jika pemilik meminta penghapusan permanen, Auditra menerapkan masa tunggu sebelum purge: 24 jam untuk akun Trial dan 7 hari untuk akun Free atau Pro. Selama masa tunggu, akses normal perusahaan dinonaktifkan dan pemilik dapat membatalkan permintaan sesuai mekanisme yang tersedia.
Setelah penghapusan permanen dijalankan, data operasional perusahaan dan file upload terkait dihapus. Namun, riwayat transaksi langganan, snapshot informasi transaksi, bukti pembayaran, dan catatan tertentu yang diperlukan untuk administrasi, akuntabilitas, pencegahan sengketa, keamanan, atau kewajiban hukum dapat tetap disimpan selama masih diperlukan untuk tujuan tersebut. Setelah tidak lagi diperlukan, data yang dipertahankan dapat dihapus atau dianonimkan sesuai kebijakan dan kewajiban yang berlaku.
8. Penghapusan dan penonaktifan akun
Pemilik perusahaan dapat menonaktifkan perusahaan sementara tanpa menghapus data, atau meminta penghapusan perusahaan secara permanen melalui fitur yang tersedia di Auditra. Penonaktifan sementara bukan penghapusan akun. Penghapusan permanen menghapus data operasional setelah masa tunggu berakhir dan proses penghapusan dijalankan.
Permintaan penghapusan dapat diblokir sementara apabila masih terdapat transaksi langganan yang sedang diproses agar transaksi tersebut dapat diselesaikan terlebih dahulu. Setelah perusahaan benar-benar dihapus, alamat email dan nama perusahaan dapat digunakan kembali untuk pendaftaran baru sebagai akun baru tanpa memulihkan data lama.
Pemilik yang tidak dapat mengakses Auditra juga dapat memulai permintaan melalui halaman publik Penghapusan Akun Auditra. Halaman tersebut memverifikasi kepemilikan melalui email owner yang terdaftar sebelum permintaan penghapusan dapat dijadwalkan.
9. Keamanan
Auditra menggunakan langkah teknis dan operasional yang wajar untuk melindungi data, termasuk koneksi HTTPS, penyimpanan kata sandi dalam bentuk hash, kontrol sesi, pembatasan akses berdasarkan perusahaan dan peran, serta pemisahan penyimpanan tertentu untuk bukti pembayaran. Tidak ada sistem elektronik yang dapat dijamin sepenuhnya bebas dari risiko, sehingga pengguna juga wajib menjaga kredensial dan perangkatnya.
10. Hak dan permintaan terkait privasi
Sepanjang berlaku berdasarkan hukum yang relevan, pengguna dapat meminta informasi, perbaikan, atau penghapusan data pribadi yang berada dalam kendali Auditra. Untuk data perusahaan, permintaan tertentu dapat perlu dikoordinasikan dengan pemilik perusahaan karena pemilik mengelola akun dan pengguna di dalam organisasinya.
Pertanyaan atau permintaan terkait privasi dapat disampaikan melalui itmatahati+auditra@gmail.com.
11. Perubahan kebijakan
Kebijakan Privasi dapat diperbarui apabila terdapat perubahan fitur, cara pemrosesan data, kewajiban hukum, atau kebutuhan keamanan. Versi dan tanggal berlaku akan diperbarui pada halaman ini. Apabila perubahan bersifat material, Auditra dapat memberikan pemberitahuan tambahan melalui aplikasi atau kanal komunikasi yang sesuai.
12. Hubungan dengan EULA
Kebijakan Privasi ini menjelaskan pemrosesan data, sedangkan EULA Auditra mengatur syarat penggunaan layanan. Keduanya berlaku sesuai fungsi masing-masing dan sebaiknya dibaca bersama.